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4 de abril de 2013

Avances del nuevo Sistema de Gestión Documental (SGDOC)

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Muy pronto empezaremos a utilizar en CENABAST este moderno sistema que permitirá gradualmente ir eliminando papeles, reemplazándolos por documentos electrónicos.

SGDOC es una plataforma instalada por SUBDERE para la generación, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos e imágenes digitalizadas, que ayuda a mantener los documentos en forma ordenada y hacerles seguimiento.

El proyecto se inició en marzo del 2012 y hasta la fecha se ha avanzado en definir la arquitectura del sistema, su documentación, la instalación y habilitación de las plataformas de hardware y la instalación del sistema SGDOC.

Valentina Díaz, coordinadora del proyecto, nos comenta que se han efectuado pruebas de interfaz  con los usuarios y se ha trabajado arduamente con el equipo de TI, especialmente con Pablo Fabres y Pedro Arrau, que lo encabeza. Además se han diseñado e implementado las configuraciones del sistema, con los flujos de trabajo para los documentos y la definición de perfiles de los usuarios.

Como parte de la infraestructura requerida, se adquirieron varios scanner, como el que nos mostró Luz Rivera (en la foto), escritorios y muebles para la remodelación de la Oficina de Partes, de modo de estar preparados para este gran cambio, además de incorporar al Sr Jorge Torres Gomez al equipo de la Oficina de Partes.

Por otra parte se ha capacitado a todas nuestras secretarias y algunas jefaturas en el uso del sistema y pronto se realizarán capacitaciones masivas e individuales a cargo de la Sra. Lorena Pino, para que toda la Institución este participando y trabajando en este nuevo sistema.

Conversando con Lorena Pino, jefa del proyecto, nos comenta: “El objetivo del proyecto es poder visualizar documentos ingresados al sistema y toda la información asociada a ellos. El sistema nos permitirá:

  • Identificar el estado de un trámite
  • Conocer que ha demorado un trámite, identificando la demora en el procedimiento  administrativo
  • Identificar quienes han intervenido un documento
  • Identificar quién generó la necesidad de un bien o servicio
  • Conocer fechas de firma de documentos
  • Conocer cantidad de documentos analizados por un usuario

Creemos que esto significará un cambio profundo en la forma de trabajar en CENABAST, acercándonos cada vez más a una cultura digital, además del beneficio ecológico al no usar tanto papel”.

Consultada Gloria Von Stillfried, coordinadora del proyecto, nos comenta: “A todos nos pasa que gastamos tiempo archivando documentos, y después buscándolos. A menudo cuando alguien los saca de su lugar no avisa y eso significa perder horas  pesquisándolos. Con SGDOC no nos seguirá pasando esto, ya que, el sistema mantiene los documentos en archivos bien organizados, donde es fácil su búsqueda por distintos conceptos, como tipo, fecha, firmante, etc. La idea de la implantación está determinada en 3 etapas con el objetivo final de tener un cambio gradual donde se manejen todos los factores de riesgo de la mejor forma, y todos los usuarios se sientan tranquilos y puedan disfrutar de esta tecnología”

Los documentos se podrán emitir usando firmas electrónicas, que dan al destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente y que no fue alterado posteriormente. Existen dos tipos de firmas electrónicas:

  • Firma Simple: es el tipo básico de firma electrónica. Se utilizarán dos tipos:

a) Por todas las jefaturas identificadas en el Organigrama Institucional

b) Funcionarios bajo dependencias de jefaturas

  • Firma Avanzada: para los documentos de carácter público, como las resoluciones y los contratos, para lo que se deberá usar un E-token y será usada por Director y sus dos Subrogantes.

El proyecto tiene el siguiente cronograma de implantación:

Nombre de tarea

Fecha de finalización

INICIO PROYECTO

Marzo 2012

IMPLANTACION SISTEMA:
ETAPA I: Infraestructura y flujos de trabajo con documentos externos

Junio 2013

ETAPA II: Flujos de trabajos con documentos internos

Julio 2013

ETAPA III: Implantación de firma digital avanzada en documentos externos

Agosto 2013

ETAPA IV: Implantación de firma digital avanzada en documentos internos

Noviembre 2013

CIERRE PROYECTO

Diciembre 2013